Как сельскохозяйственный производитель автоматизировал логистику?

23 Апреля, 2024

Компании Syngenta, производителю семян и средств защиты растений, необходимо было учесть особые условия транспортировки, сезонность продаж и географическую распределенность, а также автоматизировать процессы транспортной логистики. Компания внедрила систему "1С:TMS Логистика. Управление перевозками", которая позволила сократить время обработки заявок на 60 %, управление сложными маршрутами - на 73 %, а контроль транспортных расходов - на 87 %.

Ограничители роста

Компания Syngenta производит и продает средства защиты растений, семена полевых и овощных культур. Компания работает в 90 странах мира и имеет около 30 представительств в сельскохозяйственных регионах Российской Федерации. Компания использует железнодорожный и автомобильный транспорт, включая зерновозы и рефрижераторы, а также сторонние курьерские службы.

Особенностью логистики компании является перевозка грузов, требующих особых условий и времени: большинство лекарств имеют класс опасности, а также нуждаются в определенном температурном режиме. В этом сегменте ярко выражена сезонность, а значит, поставки осуществляются неравномерно в течение года. Кроме того, у компании широкая география присутствия. Все это необходимо учитывать при построении транспортной логистики.

До 2021 года компания использовала TMS-систему, но она была достаточно простой и имела ряд существенных недостатков. Специалистам приходилось вручную выполнять большинство операционных процессов, в частности, формирование заявок на перевозку и планирование маршрутов. При этом им приходилось контролировать несколько параллельных потоков информации и своевременно принимать решения. Все это повышало риск совершения ошибок, особенно в дни пиковых нагрузок. И самое главное - система не имела значительного потенциала для совершенствования в соответствии с растущими потребностями бизнеса. Развитие бизнеса и рост объемов требовали нового эффективного решения в области организации транспортной логистики.

Компания пришла к выводу, что без устранения ограничений системы управления перевозками она не сможет эффективно выстраивать свои бизнес-процессы, повышать производительность и принимать взвешенные решения. В определенный момент компания встала перед выбором: либо увеличить штат сотрудников, чтобы обеспечить необходимую операционную деятельность, либо найти на рынке решение, которое позволит автоматизировать рутинные процессы и повысить нашу эффективность, - рассказывает Надежда Воронова, руководитель группы логистических операций компании "Сингента".- В результате мы решили выйти на ИТ-рынок и посмотреть, какие решения существуют".

Синергия системы и человека

Требовалась TMS-система, которая позволила бы всем участникам процесса в режиме реального времени видеть картину заказов на перевозку, статус груза и доставку до конечного пункта назначения. При этом необходимо было охватить все перевозки по России и в страны СНГ.

В ответ на запросы были сформулированы основные задачи реализации:

• автоматизация бизнес-процессов, связанных с перевозками;
• Планирование и организация перевозок с учетом всех ограничений;
• планирование расписания;
• сокращение количества ошибок, возникающих при ручном вводе информации;
• повышение качества обслуживания и контроль сроков доставки;
• снижение операционных затрат и повышение эффективности транспортной логистики;
• обеспечение возможности комплексного анализа затрат для принятия управленческих решений по организации транспортного процесса;
• получение возможности потенциального развития системы в будущем для удовлетворения потребностей бизнеса.

"Я хотела, чтобы система и человек могли планировать транспорт в синергии, - говорит Надежда Воронова. - Система просчитывает большое количество комбинаций, но человек может увидеть то, что система не заметит. Мы хотели повысить прозрачность, чтобы результаты были видны быстро и наглядно. Конечно, мы ставили задачу снизить операционные расходы и расширить аналитический блок. Важен был и потенциал для дальнейшего совершенствования и расширения, ведь ситуация в мире быстро меняется, и бизнес должен подстраиваться под нее.

Основные шаги

Проект был разделен на этапы. Первый этап - анализ рынка и первичный мониторинг. По словам Надежды Вороновой, сначала мы начали искать провайдеров, нашли около десяти компаний, предлагающих свои решения, встретились со всеми, оценили их возможности и функционал.

Второй этап - формирование технического задания. Проанализировав предложения, мы начали думать, какой функционал нужен бизнесу, составили набор обязательных опций и написали ТЗ.

На третьем этапе был проведен тендер и выбран победитель. Было приглашено большое количество участников. Тендер выиграла компания "Аитоб", предложившая решения "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" (основная логистическая система), "Мультисервисная логистическая платформа" (портал для работы с транспортными компаниями), "ITOB:Карты" (геокодирование адресов и автоматическое планирование доставки продукции) и реализовала интеграцию с информационными системами "Сингенты".

Четвертый этап - проектирование системы, разработка программного обеспечения, тестирование и подготовка системы к работе.

Пятый этап - загрузка мастер-данных, обучение специалистов отдела логистики и запуск системы.

Особенности функциональности

Функциональность учитывает возможность мгновенной передачи данных из внутренних ERP-систем.

Формирование плана погрузки и разгрузки по временным окнам на складах было переведено в автоматический режим, теперь система сама распределяет запланированные автомобили по свободным слотам. При настройке автоматического планирования перевозок были учтены особенности бизнеса - перевозка опасных грузов специфическими видами транспорта и температурными режимами.

Взаимодействие с транспортными компаниями полностью автоматизировано: Созданы "личные кабинеты", в которых перевозчики могут видеть тендеры и участвовать в них. При изменении критических данных на стороне ERP-системы изменения поступают в TMS и выделяются красным цветом, а пользователям отправляются уведомления для принятия дальнейших решений.

Система может обмениваться данными с другими продуктами компании, чтобы клиенты могли быстро узнать о статусе отправлений.

Стало гораздо проще контролировать прибытие автомобилей для разгрузки и погрузки.

Теперь работа организована следующим образом. Заказы клиентов обрабатываются в ERP-системе. ERP-система взаимодействует с TMS. TMS взаимодействует с перевозчиками и складами.

Кстати, для складских операций есть отдельный блок. Операторы склада, работающие каждый в своем "окне", видят динамический список, в котором отображаются разгрузка и погрузка, выделенные цветами в зависимости от статуса. Также есть графическое представление всей текущей ситуации на диаграмме. Вы можете учесть количество отгруженных паллет в каждом слоте, посмотреть, прибыла ли машина на погрузку, идет ли погрузка или все операции уже завершены.

Также был доработан учет складских операций. Система не только показывает складу подробную информацию по каждой накладной, но и рассчитывает плановые показатели, например, сколько полных паллет будет упаковано и сколько коробок/семян нужно будет собрать вручную. "В конце месяца мы можем выгрузить отчеты и посмотреть плановое и фактическое количество операций, - говорит Надежда Воронова. - В случае расхождений мы можем "спуститься" на уровень накладной, посмотреть, где произошли основные расхождения, и спросить у поставщика склада, почему цифры не совпадают". Проверять складские отчеты стало гораздо проще".

Упрощение жизни и совершенствование бизнес-процессов

Результаты внедрения отразились в первую очередь на удобстве, скорости и точности управления перевозками. "Важным достижением для нас стало то, что мы полностью отказались от общения по электронной почте, - рассказывает Надежда Воронова. - Раньше это был большой кусок работы - служба поддержки передавала информацию по электронной почте по каждому заказу, потом мы перешли на выгрузку отчетов и консолидацию данных из этих отчетов в таблицах Excel, но это занимало много времени, было сложно и неудобно. Теперь эта проблема устранена.

Есть геопривязка и визуализация на карте. Система сама рассчитывает километраж и стоимость доставки, и специалисту достаточно взглянуть на карту, чтобы увидеть, какие маршруты выстроила система.

Автоматическое планирование маршрутов. Система сама обрабатывает накладные, прокладывает маршрут на карте, выбирает транспортное средство и перевозчика. При этом по результатам тендера на каждом направлении выбираются основной и дополнительный (система называет их "последующими") перевозчики. Сначала система ставит задачу основному перевозчику. Если через определенное время он не принимает заявку, то передает ее последующим перевозчикам. Теперь эту передачу не нужно отслеживать и выполнять вручную.

Автоматизировав этот процесс, компания сократила время, затрачиваемое сотрудниками на обработку "простого" запроса (т. е. запроса по одному адресу и закрытого основным перевозчиком), на 60 %, а время, затрачиваемое на сложные маршруты, сократилось на 73 %.

Автоматическое создание и обновление основных данных в TMS для клиентов и товаров. Раньше на поддержание данных в актуальном состоянии уходило много времени. В ERP-системе стандартное ведение этих данных достаточно жесткое, а во всех последующих - это дополнительный ручной труд, один специалист должен был не забыть передать информацию другому, чтобы исправить что-то в данных. Теперь эта задача снята, при малейших обновлениях данные поддерживаются в актуальном состоянии.

Упрощена работа с довер енностями от транспортных компаний. Система сама создает их, заполняет всю информацию, автоматически отправляет перевозчику, который должен распечатать, поставить печать и загрузить скан в свой личный кабинет. В течение полуминуты доверенность видят на складе "Сингенты". Такой подход позволил значительно сократить количество ошибок. Если раньше специалистам по оперативной логистике требовалось в среднем 15 минут, чтобы получить, проверить, заархивировать и отправить на склад поставщика, то теперь все это делает система.

Проверять стоимость перевозки стало гораздо проще и быстрее. Если раньше приходилось проверять каждую перевозку, то теперь процесс построен таким образом, что плановая стоимость рассчитывается с помощью TMS, фактическая стоимость вводится перевозчиком, и если они совпадают, то в систему вводится окончательная стоимость, и дальше эта перевозка не обрабатывается.

Специалистам приходится проверять только те рейсы, которые имеют некоторые расхождения в стоимости, но таких отправлений всего несколько. Благодаря автоматизации этого процесса удалось сэкономить около 87 % времени, затрачиваемого на проверку транспортных расходов.

Автоматическое отслеживание изменений в накладных - клиенту может понадобиться изменить что-то в накладной, когда товар уже забрали. Если своевременно не сообщить об изменении, это может привести к значительным проблемам. В лучшем случае это выяснится на погрузке, в худшем - когда машина уже покинет склад. Компания Syngenta определила для себя список критических изменений, которые система отслеживает и маркирует. Если изменения происходят, появляются различные маркеры, плюс система отправляет уведомления как тому, кто внес изменения в счет-фактуру, так и тому, кто работает с этим счетом-фактурой.

Внедренная система "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" имеет большой потенциал для развития. По словам Надежды Вороновой, с момента запуска проекта работа над системой не прекращается, постоянно появляются новые идеи, внедряется новый функционал, улучшающий бизнес-процессы и помогающий обеспечить высокий уровень сервиса для клиентов.